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數(shù)字化檔案是信息時(shí)代發(fā)展的必然產(chǎn)物，是檔案管理方式質(zhì)的飛躍，高校檔案數(shù)字化工作遵循了檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)律，依托高校校園網(wǎng)優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)了信息存儲(chǔ)數(shù)字化、信息傳播網(wǎng)絡(luò)化、信息資源共享化。近幾年，各大高校檔案館在檔案數(shù)字化方面都取得了顯著的成效，有效的整合了高校的檔案信息資源，促進(jìn)了高校檔案管理的科學(xué)化，提高了檔案管理利用效率，開(kāi)創(chuàng)了檔案事業(yè)管理、服務(wù)的新局面。

現(xiàn)在高等教育的逐漸普及，在高校中接受教育的人數(shù)也在不斷的增加，面對(duì)如此龐大的信息數(shù)量，學(xué)籍檔案管理工作的效率已經(jīng)越來(lái)越受到重視。學(xué)籍檔案中需要記錄許多的信息，然而現(xiàn)在的學(xué)籍檔案管理基本上是將這些信息分開(kāi)來(lái)存放的，通常都是以院系、專(zhuān)業(yè)、班級(jí)為單位來(lái)裝訂成冊(cè)的，有的學(xué)校還會(huì)將學(xué)生的學(xué)籍發(fā)生變動(dòng)時(shí)的信息在與這些信息分開(kāi)來(lái)進(jìn)行存放，學(xué)生所得到的各種獎(jiǎng)懲、任職情況、黨員信息、綜合評(píng)價(jià)也有可能在其他卷宗里面。總之就是將學(xué)生的各種學(xué)籍信息來(lái)進(jìn)行分開(kāi)的存放，而不是統(tǒng)一存放管理的。這種信息的分割管理，很容易讓想要了解信息的人無(wú)法獲得全面的信息。但是如果將這些信息進(jìn)行數(shù)字化存放到統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)中，就能夠讓這些信息統(tǒng)一的呈現(xiàn)出來(lái)，從而讓學(xué)生的學(xué)籍信息更加的完整。

發(fā)揮數(shù)字化優(yōu)勢(shì)，進(jìn)行學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，很容易受到蟲(chóng)蛀，水漬泡的現(xiàn)象，由于紙質(zhì)的特殊性，學(xué)生檔案如果保存不當(dāng)，一旦發(fā)生火災(zāi)，后果不堪設(shè)想。另外對(duì)保存環(huán)境的要求比較高，檔案的拿取和整理相當(dāng)不便，浩如煙海，數(shù)量龐雜而笨重的檔案資料需要大量的檔案管理人員來(lái)進(jìn)行擺放整理和日常維護(hù)。紙質(zhì)檔案在管理過(guò)程中，還需要占用較大的空間來(lái)進(jìn)行物品存放，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。相比較傳統(tǒng)落后的學(xué)籍檔案管理，數(shù)字化加工后，學(xué)籍?dāng)?shù)字化管理將實(shí)現(xiàn)網(wǎng)路化的資源共享，功能完善和結(jié)構(gòu)有序。

從現(xiàn)有的檔案工作體系逐步向數(shù)字化工作體系轉(zhuǎn)化，必須逐步建立和健全一套有自己特色的數(shù)字化檔案工作體系，檔案數(shù)字化工作有一個(gè)作業(yè)流程，各個(gè)工作環(huán)節(jié)之間相互配合、相互影響，哪一步都不能停滯馬虎，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出差錯(cuò)都直接關(guān)系到工作進(jìn)程和數(shù)字化檔案的質(zhì)量。

數(shù)字化檔案信息加工包括數(shù)字檔案信息整理、格式轉(zhuǎn)換、數(shù)字檔案信息錄入、數(shù)字檔案信息集成等基本功能，數(shù)字信息轉(zhuǎn)換的主要功能是將經(jīng)過(guò)加工處理的各類(lèi)非結(jié)構(gòu)化數(shù)字信息轉(zhuǎn)換成能被數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)進(jìn)行處理的結(jié)構(gòu)化數(shù)字信息，這個(gè)功能主要是由數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的數(shù)字檔案信息導(dǎo)入功能加以實(shí)現(xiàn)的。

高校可以將學(xué)校檔案數(shù)字建設(shè)外包給其他公司，可以極大的提高紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換效率，這些公司常年從事各種數(shù)字化學(xué)籍檔案加工工作，使用最先進(jìn)的掃描設(shè)備和專(zhuān)業(yè)的加工團(tuán)隊(duì)。保質(zhì)保量的完成檔案加工整理工作，使教職員通過(guò)檢索，輕松查詢(xún)檔案記錄情況，在線瀏覽，借閱共享，整理和分類(lèi)工作。

數(shù)字化建設(shè)可促進(jìn)高等教育新模式，提高辦學(xué)的質(zhì)量和效益。具體有以下幾個(gè)方面。

（1）教學(xué)方面有高度共享的教學(xué)資源、信息資源、智力資源。利用數(shù)字化校園實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量教學(xué)資源、信息資源和智力資源的共享和傳播，促進(jìn)高水平的師生互動(dòng)、促進(jìn)主動(dòng)式、協(xié)作式、研究型的學(xué)習(xí)，形成新的學(xué)習(xí)方式，主動(dòng)探索、協(xié)作研究，構(gòu)建開(kāi)放、高效的教學(xué)模式，更好地培養(yǎng)學(xué)生的信息素養(yǎng)以及問(wèn)題解決能力和創(chuàng)新能力。

（2）科研方面有高度共享的科研信息、資源設(shè)備。利用數(shù)字化校園加快科研信息傳播，促進(jìn)國(guó)際性學(xué)術(shù)交流，開(kāi)展網(wǎng)上合作研究，促進(jìn)最新科研成果向教學(xué)領(lǐng)域轉(zhuǎn)化以及科研成果的產(chǎn)業(yè)化和市場(chǎng)化，提高科研的創(chuàng)新水平和輻射力。利用數(shù)字化校園，實(shí)現(xiàn)上下級(jí)部門(mén)之間更迅速便捷地溝通，實(shí)現(xiàn)不同職能部門(mén)之間的數(shù)據(jù)共享與協(xié)調(diào)。

（3）將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。尤其對(duì)歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無(wú)疑是對(duì)其更好的保護(hù)，另外，通過(guò)檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。

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